Le télétravail devient de plus en plus courant et il est essentiel pour le collaborateur ainsi que pour l’employeur d’être informé sur les dimensions légales et financières de cette nouvelle organisation du travail. L’une des questions les plus fréquentes lorsqu’il s’agit de travailler à distance concerne les frais remboursables en lien avec le télétravail. Examinons ensemble quels sont ces frais, comment les définir et quelles sont les modalités de leur prise en charge.

Frais liés au matériel nécessaire pour le télétravail

Pour assurer une transition réussie vers le télétravail, il est primordial de mettre à disposition des outils adéquats pour permettre aux salariés de réaliser leurs missions dans les meilleures conditions possibles. De ce fait, l’achat et l’utilisation de matériels adaptés peuvent engendrer des dépenses incontestablement nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle.

On peut citer par exemple la fourniture d’un ordinateur portable, d’un téléphone mobile, ou d’imprimantes, scanners, casques audio et autres périphériques informatiques. Selon les accords en vigueur et les contrats individuels, l’employeur peut être tenu de rembourser ces frais, soit en totalité, soit partiellement.

Maintien et évolution du matériel

Au-delà de la simple acquisition initiale, les coûts associés au maintien et à l’évolution du matériel sont également à considérer. Les frais de réparation, d’entretien ou encore d’éventuelles mises à jour logicielles peuvent en effet être susceptibles d’être des frais remboursables.

Aménagement du local dédié au télétravail

Travailler depuis chez soi implique souvent la nécessité d’aménager un espace dédié spécifiquement à cette fin et adapté aux besoins de chaque métier. Cela peut entraîner des coûts liés à l’achat de mobilier, comme une chaise ergonomique ou un bureau pour travailler confortablement, la location d’un espace dédié (bureaux partagés, coworking), mais aussi des dépenses supplémentaires liées à l’éclairage et au chauffage de ce local.

Règles spécifiques liées à l’utilisation du domicile

Lorsque le local utilisé pour exercer son travail se trouve au sein du domicile du salarié, certaines règles viennent encadrer cette situation. Par exemple, lorsque l’espace de travail atteint une certaine surface et qu’il est utilisé exclusivement pour l’activité professionnelle, il peut être nécessaire de l’inscrire au registre du commerce et des sociétés.

Frais engendrés par les communications et les déplacements professionnels

Le paiement des communications téléphoniques, y compris internet, est également une source de dépense pour le collaborateur en télétravail. D’autres frais peuvent survenir lors des rendez-vous obligatoires avec le manager, les réunions de travail ou encore des formations éventuelles.

Les déplacements occasionnels

Bien que le télétravail implique généralement moins de déplacements, il est possible que certains d’entre eux soient néanmoins nécessaires : pour se rendre au siège de l’entreprise, participer à des réunions, suivre des formations, etc. Dans ce cas, les frais liés à ces différents déplacements professionnels peuvent être pris en charge par l’employeur, selon les règles qui s’appliquent à l’ensemble des salariés concernés.

Gestion des frais et modalités de remboursement

Afin d’éviter toute confusion et litige quant au remboursement des frais engendrés par le télétravail, il est recommandé de mettre en place un système clair de gestion et de suivi des dépenses professionnelles. Pour cela, différentes solutions sont envisageables :

La note de frais spécifique au télétravailleur

Cette solution consiste à prévoir une procédure distincte pour la validation et le remboursement des frais liés exclusivement au télétravail, tout en respectant le cadre légal ainsi que les dispositions contractuelles.

La mise en place d’une indemnité forfaitaire

Certaines entreprises préfèrent opter pour une indemnité forfaitaire mensuelle, dont le montant est fixé dès le départ et ne varie pas (ou peu) en fonction des dépenses réelles liées au télétravail. Cette indemnité peut couvrir une partie ou la totalité des frais engendrés par l’activité professionnelle menée à domicile, mais elle doit être juste et raisonnable pour éviter tout risque de conflit avec le salarié.

L’utilisation d’une plateforme de gestion des dépenses professionnelles

De nombreuses entreprises ont recours à des solutions en ligne dédiées à la gestion des budgets alloués aux différents postes de travail. Ces plateformes permettent de suivre en temps réel les dépenses effectuées par le salarié en lien avec son activité professionnelle et constituent un bon moyen de mieux maîtriser les coûts liés au télétravail.

Pour conclure, il est important de mentionner que chaque situation est unique et que les dispositions prévues en matière de remboursement des frais doivent tenir compte du contexte juridique ainsi que des spécificités de l’activité professionnelle exercée dans le cadre du télétravail. N’hésitez pas à consulter les textes législatifs et réglementaires adaptés afin de connaître vos droits et obligations en la matière.