Le monde du travail se digitalise de plus en plus et les réunions à distance sont désormais monnaie courante. La visioconférence est une solution privilégiée pour échanger avec des collaborateurs situés dans d’autres villes, régions, voire pays. Disposer du matériel adapté est indispensable pour assurer le succès de ces rencontres virtuelles. Découvrez les principaux équipements nécessaires pour mener à bien vos visioconférences.

Un ordinateur doté d’une webcam et d’un micro intégrés

L’outil principal pour organiser une visioconférence est un ordinateur. Que ce soit un portable ou un ordinateur de bureau, il doit impérativement être équipé d’une webcam et d’un micro intégrés. La qualité de la vidéo dépendra en partie de la résolution de la webcam, il est donc recommandé d’en choisir une qui propose au moins 720p (idéalement 1080p). Le micro, quant à lui, doit offrir une bonne captation vocale sans trop d’écho ou de bruits parasites.

Des accessoires optionnels mais utiles

S’il est vrai qu’un ordinateur avec une webcam et un micro intégrés peut faire l’affaire pour une visioconférence basique, certains accessoires peuvent grandement améliorer l’expérience de communication. On pense notamment aux casques-micros qui minimisent les interférences sonores et procurent ainsi un meilleur confort d’écoute pour tous les participants. Certains modèles de webcams externes, plus performantes que les versions intégrées, offrent également une qualité d’image supérieure et un champ de vision élargi.

Un logiciel de visioconférence adapté

Sélectionner le bon logiciel de visioconférence est essentiel puisque c’est lui qui permettra aux participants de se voir et de s’entendre en temps réel. De nombreux programmes peuvent être utilisés gratuitement, tandis que d’autres proposent des fonctionnalités premium (telles que le partage d’écran ou l’enregistrement) moyennant un abonnement payant. Une connexion internet stable et rapide est évidemment primordiale pour assurer la fluidité des vidéo-appels.

Trouver le logiciel idéal pour son entreprise

Il existe plusieurs critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel de visioconférence : facilité d’utilisation, compatibilité avec votre système d’exploitation, nombre maximal de participants, sécurité des données échangées… Le mieux est de tester quelques-unes des solutions disponibles sur le marché avant de se décider. Parmi les plus populaires figurent Microsoft Teams, Zoom, Skype Entreprise ou encore WebEx Meetings.

Équipements pour transformer une salle de conférence classique en salle de visioconférence

Dans certaines situations, il peut être utile de convertir une salle de conférence traditionnelle en un espace dédié aux vidéo-conférences. Dans ce cas, l’acquisition de matériel spécifique est souvent indispensable pour garantir une expérience optimale aux participants.

Un vidéoprojecteur ou un écran de télévision

Le vidéoprojecteur est l’accessoire le plus couramment utilisé pour afficher l’image en grand format dans une salle de conférence. Il doit être branché à un ordinateur grâce à un câble HDMI (High-Definition Multimedia Interface), qui garantit la transmission d’un signal vidéo et audio haute définition. Un écran de télévision, généralement positionné en hauteur et fixé au mur, peut également faire office de support de projection avec un rendu souvent supérieur en termes de netteté d’image.

Des haut-parleurs amplifiés et un microphone externe

Les rencontres virtuelles organisées dans une grande salle requièrent souvent un matériel sonore spécifique. En effet, les micros intégrés aux ordinateurs peuvent s’avérer insuffisants pour capter la voix des participants éloignés, tandis que les haut-parleurs internes ne sont pas toujours assez puissants pour diffuser le son correctement. Investir dans des enceintes amplifiées et un microphone externe – par exemple un micro sur pied, une table de conférence ou encore un système sans fil – permettra d’assurer une meilleure qualité audio pour tous.

Gérer les partages d’écran en visioconférence

Le partage d’écran est une fonctionnalité très pratique en visioconférence, notamment lorsqu’il s’agit de présenter des documents ou de collaborer sur un projet commun. Quelques conseils pour utiliser cette option sans encombre :

• Vérifier que votre logiciel de visioconférence propose bien cette fonction (ce n’est pas systématiquement le cas sur les versions gratuites).
• Avant de partager l’écran, fermez toutes les applications qui pourraient créer des notifications intempestives ou détourner l’attention des participants (messagerie, réseaux sociaux…).
• Dans la mesure du possible, préparez en amont les fichiers à exposer et rangez-les dans un dossier spécifique pour y accéder rapidement. Cela évitera d’avoir à naviguer entre les fenêtres ou de perdre du temps à chercher le document adéquat.

En respectant ces quelques recommandations et en disposant du matériel adéquat, vos visioconférences seront efficaces et contribueront à renforcer la collaboration de vos équipes, même à distance.