De nos jours, l’email est devenu un puissant outil de communication entre professionnels et entre entreprises. Il permet de communiquer, de planifier et de partager plusieurs fichiers pour le travail au quotidien en entreprise. Il est ouvert à tous, car il est très facile de se créer un compte mail rapidement avec les serveurs les plus connus aujourd’hui. Avoir donc un email est indispensable pour un professionnel. Cependant, lorsque vous êtes en entreprise, une chose est de communiquer par email, mais une autre est de communiquer avec les bonnes formules ! En effet, l’une des principales règles à suivre absolument pour écrire un mail, ce sont les règles de politesse. Quelles sont donc les règles de politesse à respecter pour les mails professionnel ?

Objet et formules introductives 

Avant tout propos, vous devez savoir qu’un mail sans objet ne donne pas envie de lire. Pour introduire vos propos, plusieurs formules existent que vous pouvez utiliser de façon classique. Il faut noter que les formules introductives et de fin sont très importantes pour un email. Il est conseillé de commencer votre lettre par une salutation chaleureuse et respectueuse. Par exemple : Bonjour, cher Monsieur/Madame, nous espérons que vous vous portez comme un charme. En effet, cette simple salutation permet à mettre votre interlocuteur à l’aise et dans de bonnes dispositions pour recevoir votre message. Cette formule de politesse donne à la personne une certaine motivation pour continuer la lecture de votre mail. Ensuite, dans le corps de votre message, vous pourrez délivrer l’essentiel du message toujours dans un registre professionnel et courtois.

Le corps de votre mail

Pour rédiger le corps de votre mail, il est aussi couramment utilisé une expression professionnelle pour rappeler que votre mail vient en réponse à un autre reçu de votre destinataire. Par exemple : En réponse à votre mail, lettre ou encore votre correspondance…. Il est important de garder à l’esprit que vous n’êtes pas en face de la personne et donc votre mail doit être le plus clair et simple possible.

La formule de fin, source de motivation ?

La formule de fin doit être charmante entre professionnels afin de donner envie à votre destinataire de réagir rapidement à votre mail/appel. Par exemple, vous pourrez écrire la formule classique : dans l’attente d’une suite favorable, je vous prie de recevoir nos meilleures salutations. Vous pouvez encore utiliser l’expression, veuillez recevoir ou agréer Monsieur/Madame nos salutations distinguées. Aussi, vous pourrez dire : Comptant sur votre promptitude habituelle, nous vous transmettons d’ores et déjà nos sincères remerciements.

Lorsqu’on est en entreprise, un mail envoyé engage la boite pour laquelle vous travaillez. Ainsi, au-delà du soin que vous apportez au contenu de votre mail, il est important de signer ce dernier. Oui, vous devez absolument laisse une signature à la fin de votre mail après êtes allé à la ligne. Cela pourrait servir plus tard à situer les niveaux de responsabilité en cas différends. Mais aussi, cela pourrait vous donner une bonne réputation auprès de votre interlocuteur à travers la qualité de vos mails et leur caractère professionnel. En fonction de votre poste et surtout en fonction du domaine d’activité de votre entreprise, la signature peut prendre plusieurs formes. Dans tous les cas, elle doit permettre de vous identifier facilement et de communiquer sur votre boite. N’oubliez pas, les règles de politesse sont la clé pour une communication efficace !